Adatfeldolgozói szerződés

1. A felek

2. A szerződés tárgya és időtartama

1. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő megbízásából, a Vidamo szolgáltatás nyújtásához kezeli azokat a személyes adatokat, amelyeket az Adatkezelő vagy felhasználói a Vidamóban rögzítenek. Az adatkezelés részleteit az 1. melléklet tartalmazza.
2. A szerződés az ÁSZF szerinti jogviszony idejére, valamint az azt követő exportálási és törlési időszakra (9. pont) szól.

3. Az Adatkezelő utasításai

1. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő dokumentált utasításai alapján kezeli. Utasításnak minősül ez a szerződés, az ÁSZF, az Adatkezelő által a Vidamóban megadott beállítások és műveletek, valamint az Adatkezelő képviselőjének e-mailben adott utasítása.
2. Az Adatfeldolgozó az adatokat saját céljára nem használja, nem adja el, és mesterséges intelligencia tanítására sem használja.
3. Ha az Adatfeldolgozó szerint egy utasítás sérti a GDPR-t vagy más adatvédelmi jogszabályt, erről haladéktalanul tájékoztatja az Adatkezelőt.
4. Ha uniós vagy magyar jog az Adatfeldolgozót adatkezelésre kötelezi, erről az adatkezelés előtt tájékoztatja az Adatkezelőt, kivéve ha jogszabály ezt tiltja.

4. Titoktartás

Az Adatfeldolgozó biztosítja, hogy a személyes adatokhoz csak azok a személyek férjenek hozzá, akiknek ez a feladatukhoz szükséges, és akik titoktartásra kötelezettséget vállaltak, vagy jogszabály alapján titoktartásra kötelesek.

5. Az adatkezelés biztonsága

Az Adatfeldolgozó a GDPR 32. cikke szerinti, a 2. mellékletben leírt technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza, különös tekintettel arra, hogy az adatok között gyermekek adatai és egészségügyi adatok is vannak. Az intézkedéseket a technika fejlődésével összhangban felülvizsgálhatja, de azok védelmi szintjét nem csökkentheti.

6. További adatfeldolgozók

1. Az Adatkezelő általános felhatalmazást ad arra, hogy az Adatfeldolgozó a 3. mellékletben felsorolt további adatfeldolgozókat igénybe vegye.
2. Új további adatfeldolgozó igénybevétele vagy csere előtt az Adatfeldolgozó legalább 30 nappal e-mailben értesíti az Adatkezelőt. Az Adatkezelő az értesítéstől számított 15 napon belül tiltakozhat. Ha a felek nem jutnak megegyezésre, az Adatkezelő a szerződést a változás hatálybalépése előtt költségmentesen felmondhatja.
3. Az Adatfeldolgozó a további adatfeldolgozókra szerződésben ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket rója, mint amelyek őt e szerződés alapján terhelik, és felel azok teljesítéséért.

7. Az érintettek jogainak gyakorlása

Az érintettek (gyermekek törvényes képviselői, szülők, munkatársak) kérelmeit az Adatkezelő teljesíti. Ha ilyen kérelem az Adatfeldolgozóhoz érkezik, azt legkésőbb 3 munkanapon belül továbbítja az Adatkezelőnek, és az érintettnek érdemben nem válaszol, csak tájékoztatja, hogy kérelmét továbbította. Az Adatfeldolgozó technikailag segíti a kérelmek teljesítését, például adatexporttal, helyesbítéssel vagy törléssel.

8. Segítségnyújtás és adatvédelmi incidensek

1. Az Adatfeldolgozó segíti az Adatkezelőt a GDPR 32–36. cikke szerinti kötelezettségei (adatbiztonság, incidensek bejelentése, adatvédelmi hatásvizsgálat, előzetes konzultáció) teljesítésében, a rendelkezésére álló információk alapján.
2. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő adatait érintő adatvédelmi incidensről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb az incidens észlelésétől számított 48 órán belül értesíti az Adatkezelőt a support@vidamo.eu címről, és megadja a GDPR 33. cikk (3) bekezdése szerinti, akkor rendelkezésre álló információkat. A további információkat folyamatosan pótolja.

9. A szerződés megszűnése: visszaadás és törlés

1. A jogviszony megszűnését követő 30 napig az Adatkezelő az adatait géppel olvasható formátumban exportálhatja, illetve kérheti az export elkészítését.
2. Ezt követően az Adatfeldolgozó az Adatkezelő adatait 30 napon belül törli, kivéve ha uniós vagy magyar jog az Adatfeldolgozót megőrzésre kötelezi. A biztonsági mentésekből és a fájlok korábbi változataiból az adatok a mentési ciklus végén, legkésőbb 90 nap alatt törlődnek. A törlést az Adatfeldolgozó írásban igazolja.
3. A jogszabályi megőrzési kötelezettség az Adatkezelőt terheli. Az Adatkezelő ezért a törlés előtt exportálja a megőrzendő adatokat, vagy erre a felek külön megállapodást kötnek.

10. Ellenőrzés

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely e szerződés teljesítésének igazolásához szükséges. Az Adatkezelő – vagy az általa megbízott, titoktartásra kötelezett ellenőr – évente legfeljebb egyszer, legalább 30 nappal előre bejelentve, saját költségén ellenőrzést végezhet. Adatvédelmi incidens esetén az ellenőrzés gyakoriságára vonatkozó korlát nem érvényes.

11. Adattovábbítás harmadik országba

Az adatokat az Európai Unióban tároljuk. Harmadik országba továbbításra, illetve onnan való hozzáférésre csak a GDPR V. fejezetének megfelelő garanciák mellett kerülhet sor (megfelelőségi határozat, például az EU–USA adatvédelmi keretrendszer, vagy az Európai Bizottság általános szerződési feltételei).

12. Záró rendelkezések

A felek felelősségére a GDPR 82. cikke és az ÁSZF irányadó. A szerződésre a magyar jog vonatkozik. A szerződés hiteles nyelve a magyar; az angol fordítás tájékoztató jellegű, eltérés esetén a magyar változat az irányadó. Ha e szerződés és az ÁSZF eltér, a személyes adatok kezelésének kérdéseiben ez a szerződés az irányadó.

1. melléklet: Az adatkezelés részletei

Érintettek

A bölcsődébe járó vagy jelentkező gyermekek; szüleik, törvényes képviselőik és az átvételre jogosult személyek; a bölcsőde munkatársai és a Vidamo felhasználói.

Adatkategóriák

• Gyermekek: név, születési adatok, TAJ-szám és más azonosítók, lakcím, csoport, jelenlét és hiányzás, étkezés, napi események, fejlődési megfigyelések, átadás-átvétel.
• Szülők és képviselők: név, elérhetőség, kapcsolat a gyermekkel, átvételi jogosultság, térítési díj adatai, a szülői felület használata.
• Munkatársak: név, elérhetőség, munkakör, szerepkör, képesítés, beosztás, jelenlét.
• Felhasználói fiókok és a módosítások naplója.

Különleges adatok

Egészségügyi adatok (GDPR 9. cikk): allergiák, ételérzékenység és diéta, gyógyszerelés, egészségügyi teendők, fertőző betegséggel kapcsolatos bejegyzések.

Az adatkezelés jellege

Tárolás, rendszerezés, lekérdezés, megjelenítés a jogosult felhasználóknak, a szülőkkel való megosztás az Adatkezelő beállításai szerint, kimutatások és dokumentumok előkészítése, export, mentés, törlés.

Cél

A Vidamo szolgáltatás nyújtása az Adatkezelő számára az ÁSZF szerint.

Időtartam

Az ÁSZF szerinti jogviszony ideje, valamint a 9. pont szerinti exportálási és törlési időszak.

Helyszín

Európai Unió, Amazon Web Services frankfurti régió (eu-central-1).

2. melléklet: Technikai és szervezési intézkedések

3. melléklet: További adatfeldolgozók